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Aktenvernichtung & Akten-Entsorgung Akten vernichten lassen 

entsorgo ist dein bundesweiter Partner für die Aktenvernichtung. Mit uns erfüllst du die gesetzlichen Bestimmungen und sparst bei der Akten-Entsorgung Kosten ein.
Inhalt
Berater entsorgo

VON Theo Weiss veröffentlicht am 01.03.2021 | Lesedauer ca. 6 Minuten

Aktenvernichtung & Datenschutz: Vernichtung von Dokumenten erfolgt DSGVO-konform nach DIN 66399

Die Anfang 2013 veröffentlichte DIN 66399 ‚Büro- und Datentechnik – Vernichtung von Datenträgern‘ ersetzt die überholte DIN 32757 mit aktuellen Sicherheitsvorgaben und Handlungsempfehlungen. Die DIN ist inzwischen unter dem Kürzel ISO 21964 zur internationalen Norm geworden. Sie stellt den Industriestandard für die gesetzeskonforme und datenschutzgerechte Vernichtung schutzwürdiger Unterlagen dar. Mit der DIN 66399 wird erstmals der gesamte Prozess der Akten-Entsorgung berücksichtigt – von der Abholung bei dir bis hin zur ordnungsgemäßen Aktenvernichtung.

Drei Schutzklassen

Als Eigentümer von Daten legst du die Schutzwürdigkeit mithilfe von drei Schutzklassen fest. Die verbleibende Partikelgröße der zerkleinerten Dokumente und Datenträger hängt von der Auswahl dieser Klasse ab:

  • Schutzklasse 1 ist für den normalen Schutz interner Daten gedacht und eignet sich daher nicht für personenbezogene Daten.
  • Schutzklasse 2 dient dem Schutz vertraulicher Daten. Informationen, bei denen eine Datenschutzverletzung gravierende Auswirkungen für dein Unternehmen hätte, sollten dieser Einstufung unterliegen.
  • Schutzklasse 3 ist für geheime und besonders vertrauliche Daten Diese Schutzklasse solltest du wählen, wenn Datenschutzverletzungen existenzbedrohende Folgen für deine Firma oder dein Arbeitsprojekt hätten.

Sieben Sicherheitsstufen

Weiter werden bei der Aktenvernichtung und Datenvernichtung einzelne Sicherheitsstufen unterschieden:

  • Sicherheitsstufe 1 ist für allgemeine Die Wiederherstellung ist möglich.
  • Sicherheitsstufe 2 wird für interne Daten benutzt. Eine Wiederherstellung erfordert besonderen Aufwand.
  • Sicherheitsstufe 3 gilt für sensible Daten, die Datenwiederherstellung gelingt nur mit erheblichem Aufwand.
  • Sicherheitsstufe 4 ist für besonders sensible Daten gedacht, die Wiederherstellung kann nur mit extremem Aufwand gelingen.
  • Sicherheitsstufe 5 wird für geheime Dokumente gewählt. Die Datenwiederherstellung ist dabei mit einem nicht definierbaren Aufwand verbunden.
  • Sicherheitsstufe 6 wird Hochsicherheits-Daten zugeordnet, deren Wiederherstellung nach aktuellem Stand der Technik ausgeschlossen ist.
  • Sicherheitsstufe 7 findet bei maximal geheimen und schützenswerten Daten ihre Anwendung. Eine Datenwiederherstellung ist dauerhaft ausgeschlossen.
 

Die folgende Tabelle veranschaulicht die empfohlene Kombination von Schutzklassen und Sicherheitsstufen für die Akten-Entsorgung.

 

 Stufe 1Stufe 2Stufe 3Stufe 4Stufe 5Stufe 6Stufe 7
Schutzklasse 1    
Schutzklasse 2    
Schutzklasse 3  

Hinweis:

Eine höhere Schutzklasse bzw. -stufe bedeutet einen höheren technischen Aufwand. Wenn du deine Akten mit entsorgo vernichten lässt erfolgt dies grundsätzlich nach der höchsten Sicherheitsklasse und -stufe, auch wenn eventuell nicht alle Dokumente tatsächlich so schützenswert sind.

Aus wirtschaftlichen Gründen kann sich daher ein vorheriges Sortieren für dich lohnen!

Bei weiteren Fragen zum Thema Aktenvernichtung und Akten entsorgen lassen, kannst du uns einfach kostenlos anrufen oder eine Nachricht schreiben.

Die verschiedenen Datenträger nach DIN 66399

Für die Datenvernichtung müssen die Datenbesitzer die verschiedenen Datenträger nach Material trennen. Der Grund: Die Speichermedien haben unterschiedliche Speicherdichten, weshalb sich das mit der Partikelgröße verbundene Sicherheitslevel unterscheidet. Die Differenzierung der Materialarten erfolgt nach DIN 66399 in:

  • P: Die Informationen sind in Originalgröße dargestellt (Papier, Film).
  • F: Die Informationen werden verkleinert dargestellt (Microfilm).
  • O: Die Daten lagern auf optischen Datenträgern (CD, DVD, Blu-ray).
  • T: Magnetische Datenträger dienen der Datenverwahrung (Disketten, ID-Karten).
  • H: Festplatten mit Schreib-Lese-Köpfen speichern die Daten (HDD-Festplatten).
  • E: Die Informationen sind auf elektronischen Datenträgern gespeichert (USB-Sticks, SSDs, SD-Karten)
 

Diese PFOETHE-Darstellung fließt in die maximale Partikelgröße je nach Sicherheitsstufe ein. Beispiel: Die Größe der Materialart P beträgt 2.000 mm² bei Sicherheitsstufe 1, bei Stufe 7 sind es 5 mm².

entsorgo setzt den erweiterten Datenschutz durch DSGVO um

Seit Mai 2018 gilt in allen europäischen Mitgliedsstaaten die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), diese vereinheitlicht die Datenschutzregularien und erweitert die Rechte von Betroffenen. Zu den Anforderungen der DSGVO gehören:

  • generelle Datensparsamkeit
  • sichere und dokumentierte Systeme zur Datenhaltung
  • sichere und dokumentierte Datenvernichtung
  • komplette Prozesskontrolle und Abschätzung möglicher Gefahren
  • das Dokumentieren der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen

 

entsorgo ist dein zuverlässiger Entsorgungs-Partner, unser Service erfolgt DSGVO-konform:

  • Die Fahrzeuge und Sicherheitsstandorte entsprechen den Vorgaben der DIN 66399.
  • Die stationäre Dokumenten- und Aktenvernichtung erfolgt mithilfe modernster Technik.
  • Innerhalb der Anlage sind alle Schritte kameraüberwacht.
  • Die Prozesse und Management-Systeme sind gemäß DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert.
  • Unsere Partnerunternehmen sind als Entsorgungsfachbetrieb gemäß EfbV zertifiziert.
  • Die Entsorgungsfachbetriebe verwenden das Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015.

 

Hast du noch Fragen hierzu? Unsere qualifizierten Mitarbeiter beraten dich gern zu geeigneten Maßnahmen für die Datenvernichtung und Aktenvernichtung.

Ablauf der Aktenvernichtung mit entsorgo

Mit uns entsorgst du deine Dokumente sicher und komfortabel. Unser Entsorgungsservice für Akten und Datenträger ist in ganz Deutschland für dich da!

Schritt 1: Standort für den Container

Aktenvernichtung bundesweit

Abbildung 1: PLZ für Containerlieferung zur Aktenvernichtung eintragen.

Im entsorgo-Rechner trägst du zuerst die Postleitzahl des Standorts ein und teilst uns mit, wo genau der Sicherheitscontainer aufgestellt werden soll.

Schritt 2: Auswahl der Abfallart

entsorgung von Akten

Abbildung 2: Container für Aktenvernichtung auswählen.

Im zweiten Schritt wählst du die gewünschte Art der Aktenvernichtung aus der Liste aus.

Schritt 3: Größe des Containers bzw. Sicherheitsbehälters aussuchen

aktenentsorgung

Abbildung 3: Drei Größen stehen zur Auswahl.

Jetzt stehen drei Größen für die Sicherheitsbehälter zur Auswahl:

  • 0,1 m³ (100 Liter),
  • 0,2 m³ (200 Liter) und
  • 0,5 m³ (500 Liter).

 

Tipp: Entscheide dich bei eiligen Angelegenheiten für die Express-Bestellung!

Schritt 4 + 5: Datum auswählen & Kosten für die Akten-Entsorgung

Zur Vervollständigung der Daten folgen ein paar weitere Abfragen:

  1. Lieferdatum des Containers und gewünschtes Zeitfenster
  2. Direktbeladung ja/nein
  3. Offener Abholtag ja/nein
  4. Kontaktdaten für den Ansprechpartner
  5. Stelladresse
  6. Rechnungsadresse
  7. Zahlung

Die aufgestellten Aktenvernichtungs-Container haben eine eindeutige Kennzeichnung und lassen sich mit dem kopiergeschützten Schlüssel abschließen. Im Preis der Containermiete ist die 14-tägige Mietdauer inklusive, eine Verkürzung oder Verlängerung des Zeitraums ist möglich.

Abholung und Vernichtung der Dokumente

Die bundesweite Abholung erfolgt zum vereinbarten Termin oder in einem festgelegten Turnus. Nach dem Abtransport werden die Dokumente gemäß DIN 66399 DSGVO-konform vernichtet.

  • Der Transport der Akten und Dokumente findet mit Sicherheitsfahrzeugen Für Dritte ist der Zugriff unmöglich.
  • Die Akten werden zur nächstgelegenen Vernichtungsanlage gefahren und am gleichen Tag in einem speziellen Schredder zerstört.
  • Nach der Entsorgung der Akten stellen wir ein Vernichtungszertifikat aus und bestätigen die ordnungsgemäße Datenentsorgung.
  • Geschredderte Altakten werden zu Papierballen zusammengepresst und umweltschonend recycelt. Auf diese Weise leistet die Aktenvernichtung mit entsorgo einen Beitrag zum nachhaltigen Umgang mit wichtigen Ressourcen.

 

Was kostet die Akten-Entsorgung bei entsorgo?

Kosten für die Akten-Entsorgung: Die Preise für unsere DSGVO-konforme Aktenvernichtung setzen sich aus einer Pauschale für die Anfahrt, der Mietdauer und der ordnungsgemäßen Vernichtung zusammen. Die Anfahrt zum Abholort bildet hierbei in der Regel den höchsten Kostenfaktor, der Aufpreis für zusätzliche Behälter ist daher gering.

Der entsorgo-Rechner für die Aktenvernichtung zeigt dir nach Eingabe deiner PLZ, der Containergröße und der Containeranzahl einen festen Endpreis an. In den Kosten für die Akten-Entsorgung sind die Mietdauer von 14 Tagen, der Transport und die fachgerechte Vernichtung enthalten.

Die zweiwöchige Miete eignet sich besonders gut für Archivräumungen, denn dir bleibt genug Zeit zum Sortieren deiner Altakten. Die Tabelle zeigt dass Fassungsvermögen der Sicherheitsbehälter für Akten und die dazugehörigen Preise an.

Anzahl

Behälter

Preis

10 Aktenordner

0,1 m³ Behälter

ca. 110 €

50 Aktenordner

0,5 m³ Behälter

ca. 200 €

100 Aktenordner

2x 0,5 m³ Behälter

ca. 400 €

Tipp: Wenn du die Dokumente aus den Ordnern herausholst, erhöht sich das Fassungsvermögen der Sicherheitsbehälter um rund 30 Prozent und du kannst die Ordner wiederverwenden.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Akten-Entsorgung

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für Dokumente?

Es gelten verschiedene Fristen, an die sich Privatpersonen und Unternehmen halten müssen. Für die meisten Dokumente sind das fünf bis zehn Jahre, für manche sogar 30 Jahre:

  • Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist in der Regel nach der Laufzeit.
  • Gesetzlich zur Buchführung verpflichtete Unternehmen müssen Unterlagen zu Abrechnungen, Steuern, Personalmanagement und Buchhaltung für zehn Jahre aufbewahren.
  • Ab dem 1. Januar 2021 kannst du also beispielsweise die Steuerlagen für das Jahr 2009 vernichten. Ausnahme: Das Finanzamt hat bis zum 31. Dezember 2020 schriftlich eine Außenprüfung angekündigt. Und: Die Frist gilt nur unter der Prämisse, das sämtliche Steuerbescheide bestandskräftig sind.
  • Handels- und Geschäftsbriefe müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.
  • Für einige Unterlagen, etwa die Dokumentation über medizinische Bestrahlungsanwendungen gilt sogar eine Frist von 30 Jahren: Belehrungen, Röntgenaufnahmen und Gesundheitsakten von 1990 können demnach seit Anfang Januar 2021 vernichtet werden.

Kann ich die Akten-Entsorgung für meinen Privathaushalt bestellen?

Ja, entsorgo übernimmt auch die DSGVO-konforme Aktenvernichtung für Privathaushalte. Personenbezogene Daten wie Steuererklärungen und andere Finanzunterlagen sind vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Mit unserem Entsorgungs-Service kannst du geringe Mengen an Akten vernichten lassen.

Was darf in die Aktenvernichtungs-Container?

Die Akten-Entsorgung erfolgt nach DIN 66399 und ist DSGVO-konform. In den Sicherheitsbehälter dürfen: Akten, Ordner, Papier, Pappe, Verträge, Personalangaben, Firmendaten und Kundenkarteien.

Was darf nicht in die Container zur Aktenvernichtung?

In die Container gehört nicht: Metall, Holz, Plastik, Baustoffe, Bauschutt und sonstige Abfälle.

Worauf muss ich bei der Stellfläche für den Aktenvernichtungs-Container achten?

Achte bei der Auswahl der Stellfläche auf ausreichenden Platz für das Containerfahrzeug. Für den An- und Abtransport müssen die Durch- und Einfahrten mindestens 3 Meter breit und 3,5 Meter hoch sein.

Wie groß ist das Einzugsgebiet von entsorgo?

Unser Entsorgungs-Service ist deutschlandweit verfügbar. Nutze einfach den entsorgo-Rechner oder buche per Telefon die Lieferung und Abholung der Sicherheitsbehälter mit anschließender Aktenvernichtung

Schaffe Platz in deinem Leben.

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